Proceso administrativo

PROCESO ADMINISTRATIVO

En términos generales, un proceso es el conjunto de pasos o etapas necesarios para llevar a cabo una actividad o lograr un objetivo, es una forma sistemática de hacer las cosas.

El proceso administrativo es el conjunto de fases o etapas sucesivas a través de las cuales se efectúa la administración, mismas que se interrelacionan y forman un proceso integral con el propósito de alcanzar los objetivos que se desean.

Henry Fayol fue el primero en sistematizar el comportamiento gerencial y advirtió que todas las tareas deben estar planificadas, organizadas, dirigidas y controladas (en esto consiste el proceso administrativo) desde los altos cargos administrativos.

Las etapas que forman al proceso administrativo son: planeación, organización, dirección y control.

El proceso administrativo es una metodología que permite al administrador, gerente, ejecutivo, empresario o cualquier otra persona manejar eficazmente una organización, y responde a las preguntas: ¿Qué?, ¿Para qué?, ¿Cómo?, ¿Con quién?, ¿Cuándo? y ¿Dónde?, utilizar los recursos.

Previsión (Visión de contingencias) - Planeación (Qué) - Organización (Cómo) - Integración (Análisis del como) - Dirección (Quienes) - Control (Resultados).

                         Etapa estática                                        Etapa dinámica 

Planeación

Es la primera etapa del proceso administrativo donde se fijan los objetivos y metas que deben estar incorporando para ello la visión, misión, valores, ideario, etc. y las acciones que se necesitan realizar para poder lograrlo.

Misión: Sentido de existencia (para que fue creada la empresa).

Visión: ¿Cómo alcanzar la misión?

Valores: Principios fundamentales con los cuales van a regir una empresa.

Objetivos y metas: Son resultados a alcanza a un plazo determinado.

Reglas: Principios básicos de la empresa. No son negociables. Son obligatorias su aplicación. Su violación trae sanciones.

Políticas: Principios básicos de la empresa. Si son negociables. Son flexibles. Las faltas a las políticas son consecuentemente recomendaciones.

Estrategias: Es la forma en que se consiguen las metas a largo plazo y la descripción detallada de las acciones a desarrollar por cada integrante del equipo se deben incluir también los recursos a asignar a cada proyecto estratégico y al personal que ayudara alcanzarlos.

Presupuestos: Es un plan economico que se realizan con anticipación y que establecen la forma en donde se aplicara el dinero y cómo se recuperara el mismo.

Programas: Es el documento en donde se conjuntan las actividades, las tarea, los recursos, los procedimientos, el personal, las reglas, políticas y los pasos a seguir para cumplir los objetivos de la organización.

Análisis FODA

Es una herramienta de estudio de la situación de una organización analizando sus características internas (Debilidades y Fortalezas) y su situación externa (Amenazas y Oportunidades) en una matriz cuadrada.

Fortalezas

Oportunidades

Debilidades

Amenazas

Organización

Elaborar equipos de trabajo que se establecen en los organigramas (todos los puestos deben estar incluidos).

Organigrama vertical

Se usa cuando hay muchos niveles (sector privado) o escalafones (sector publico).

También se usa cuando hay departamentos específicos o funcional.

Al igual permite definir tramos de control (son las personas a la que controlas a travez de los puestos de manera directo y tambien eres del responsable del tramo indirecto que también corresponde a tu área).

Organigrama horizontal

Las características es que tienen menos niveles jerárquicos (achatados) pueden ser combinables con el vertical. Se trata de tener los mismos o similares en los puestos.

Organigrama mixto

Organigrama circular

Equipos de proyectos multidisciplinarios. Sirve para el desarrollo de productos.

Organigrama matricial

Sirve para ahorrar costos y tiene funciones muy especificas.

Para generar una función organizacional (funciones de un puesto) se tienen que determinar:

1ro el objetivo de la función.

2do tener ideas clara de las principales obligaciones o actividades involucradas.

3ro asignar autoridad sobre ellas para alcanzar las metas.

Dirección

Comunicación liderada por una o más personas para dar determinadas instrucciones, ya sea oral y/o escritas a un numero determinado de personas que conlleva tiempo, actitud, aptitudes y emociones de los involucrados para trabajar correctamente en equipo y llegar a un objetivo determinado.

Comunicación:

Lenguaje oral - duplicación del mensaje.

Lenguaje escrito

Lenguaje técnico

Tiempo

Emociones

Actitudes

Aptitudes

Capacitación

Trabajo en equipo

Liderazgo

Funciones típicas de la dirección

a) Manejo de equipos de trabajo

b) Toma de decisiones

c) Control y supresión: Ante mayor experiencia mayor control y entre más bajo es el nivel jerárquico menor. control.

Competencias básicas de la dirección

1.- La autoridad

2.- Comunicación

3.- Motivación

4.- Liderazgo

Tipos de lideres Grid Gerencial

Burocrático (1,1) No se preocupa por las personas, ni por la producción o metas, solo se preocupa conservar su trabajo.

Paternalista (1,9) Se preocupa demasiado por las personas, no alcanza la producción o metas, es muy inseguro. 

Autoritario (9,1) No se preocupa por las personas, llega a la producción o metas, es muy exigente o estricto.

Transformado (9,9) Se preocupa por las personas y llega a la producción y metas, es innovador y tiene ideas extraordinarias, es el tipo de líder perfecto.

Control

Etapa de control es la 4ta etapa que al ser una fase dinámica busca la medición y la corrección del desempeño para garantizar que los objetivos de la empresa y los planes diseñados se logren alcanzar.

Proceso de control básico:

1.- Establecer estándares

2.- Medir el desempeño contra los estándares

3.- Corregir las variaciones de los estándares y planes.

Estándares = a un criterio de desempeño.

Control físicos: Controla inventarios, activos fijo. (cuida los bienes de la empresa). 

Control de costos: Para generar utilidades reales. (Cuida costos para generar utilidades).

Control de capital: Inversión de rendimiento. (para genera rendimiento y se vuelva a re-inventir y se vuelva más grande).

Control de ingresos: Para no generar perdidas. (Para no tener perdidas y poder absorber el gasto).

Control de programas: Cumplimiento de lo planeado. (Para calanderizar y cumplir lo planeado).

Control de intangibles: Protección - seguros. (Protección de bienes o información por caso de contingencias).

Control de metas: Logros específicos para llegar a la misión. (lograr metas).

Control de planes estratégicos: Rumbo de la empresa. (es lo que da el rumbo a la empresa).

Controles  de redes

Intranet: es una red que se aplica en tecnologías de computadora dentro de una organización (para comunicación de la empresa interna).

Extranet: Une a los miembros de la empresa pero en diferentes países o zonas.

Groupware: Es un software que permite un grupo de personas en una red colaborar a grandes distancias al mismo tiempo (es sincrónico).

Freware: También un software funcional sin costo que puede o no tener restricciones de su suso (puede ser sistemas de prueba).

Shareware: Es un software funcional que requiere de un pago después de un periodo de uso o para tener acceso a funciones adicionales.

E-commerce: Son sistemas generados para adquisición de bienes y servicios (oficinas virtuales).