Recursos Humanos part 2
ANÁLISIS Y DESCRIPCIÓN DE PUESTOS
Puesto o cargo entendemos una unidad de trabajo que comprende un conjunto de funciones y responsabilidades que va a ejercer una persona en condiciones ambientales determinadas y que exige de la misma una serie de cualidades y esfuerzos específicos.
(Dicha unidad de trabajo existe independientemente de la persona que la ocupe en un determinado momento).
Descripción de puestos (especificación de puestos): se refiere al documento en que se consignan, además de una serie de datos de identificación de un puesto o cargo determinado (título, clave, situación en la estructura administrativa, etc.), la descripción de las funciones en las que se desempeñan, los requerimientos que debe cumplir cualquier persona que lo ocupe y las condiciones ambientales del mismo.
Análisis de puestos: hace referencia a la técnica o proceso que se sigue para elaborar el documento a que se refiere la primera connotación.
Estructura:
Podemos distinguir en dicha estructura tres grandes partes:
1) Datos de identificación del puesto
Nos sirve para saber de qué puesto se trata, así como para conocer otros datos generales del mismo.
1. Título o nombre del puesto, categoría y clave
2. Fecha de análisis
3. Ubicación del puesto en la estructura administrativa
3.1 Unidad organizacional a que pertenece (Sección, Departamento, Gerencia, Dirección, etc.)
3.2 Puesto(s) a quien reporta
3.3 Puesto(s) que le reportan
3.4 Puestos con los que mantiene relaciones internas (cotidianas o eventuales)
3.5 Relaciones externas (por ejemplo: con clientes, proveedores, oficinas de gobierno, etc.)
4. Ubicación física (por ejemplo: en cuál edificio, piso, planta, etc.)
5. Horario
6. Otros datos generales
Se detalla qué se hace en el puesto.
1. GENÉRICA (también llamada “Objetivos del Puesto” o “Definición del puesto”).Es una exposición sintética de las funciones que se desempeñan en el cargo.
2. ANALÍTICA Se refiere a la exposición detallada de las funciones que se desempeñan en el puesto y al señalamiento de los accesorios materiales del mismo.
Dicha exposición se puede hacer mediante los siguientes cuatro apartados:
2.1. Funciones cotidianas o diarias
2.2. Funciones periódicas
2.3. Funciones eventuales
2.4. Accesorios del puesto
2.4.1. Equipo y/o herramienta (por ejemplo: computadora personal,
calculadora, instrumentos de medición, torno, taladro, etc.)
2.4.2. Recursos técnicos (por ejemplo: una ley, prontuarios técnicos,
catálogos
2.4.3. Formas de papelería
3) Requerimientos o especificación.
En esta parte se especifican los requisitos mínimos que debe llenar cualquier persona para desempeñar el puesto satisfactoriamente, así como las condiciones de trabajo, principalmente físicas, bajo las cuales se ejecuta.
1. HABILIDAD
Este factor comprende todas aquellas características personales, llamadas subfactores, mediante las cuales se es capaz.
1.1. Escolaridad formal
1.2. Otros estudios o capacitación
1.3. Otros conocimientos específicos (por ejemplo: un idioma, el manejo de
una ley, el manejo de un paquete, programa o lenguaje de computación,
etc.)
1.4. Experiencia
1.5. Criterio o Iniciativa
1.6. Habilidades manuales
1.7. Habilidades intelectuales
Podemos dividirlo en los siguientes subfactores:
2.1. Mental
2.2. Físico
2.3. Visual
2.4. Auditivo
2.5. Tensión nerviosa
3. RESPONSABILIDAD
Subdividimos este factor en tres subfactores:
3.1. Por la dirección de las personas
3.2. Por procedimientos, trámites y7o procesos
3.3. Por valores (información confidencial, equipo, dinero, etc.).
4. CONDICIONES DE TRABAJO
Podemos distinguir aquí tres subfactores:
4.1. Ambiente físico (humedad, temperaturas, extrema iluminación, polvos, ruidos,
etc.)
4.2. Riesgos
4.2.1. De accidente de trabajo
4.2.2. De enfermedades profesionales
4.2.3. Posición (de pie, sentado frente a un restirador de dibujo, caminando,
etc.).
5. OTROS REQUERIMIENTOS
Aquí agregaremos todos aquellos requerimientos, algunos “deseables” y otros “indispensables”, que no se hayan abarcado en los cuatro factores precedentes, pero que sean importantes para el puesto. E
Importancia
El análisis de puestos puede ser útil herramienta para muchos propósitos, destacando entre sus aplicaciones las siguientes:a) Para orientar adecuadamente el reclutamiento de personal
b) Como referencia importante para la selección objetiva de personal
c) Como fuente de información para la planeación y realización de programas de capacitación y desarrollo
d) Como referencia para el diseño y aplicación de métodos de evaluación del desempeño
e) Como información básica para la realización de valuación de puestos
f) Como información importante para los contratos de trabajo tanto individuales como colectivos, por consiguiente, para las relaciones laborales
g) Como información para el diseño de sistemas de incentivos
h) Para la planeación de sistemas de higiene y seguridad en el trabajo
i) Para la planeación de recursos humanos
j) Para facilitar las labores de supervisión o dirección por parte de los jefes
k) Para orientar el trabajo del nuevo ocupante de un puesto
l) Para facilitar las labores de organización y reorganización
m) Como referencia en el diseño o rediseño de procedimientos administrativos y de métodos de trabajo
n) Como elemento auxiliar en auditorías administrativas
Estructura para su realización
1. Definición de los objetivos
Es muy importante que precisemos mediante la definición de objetivos cuales son aquellos usos de los análisis de puestos que en nuestro caso particular nos interesan más y en qué orden de prioridad.
En general el grado en que los análisis de puestos de una determinada organización sean sintéticos o detallados dependerá de los objetivos de los mismos, además de depender de los recursos (tiempo, analistas, dinero, etc.) con que se cuente.
2. Definición del método(s) para recabar la información
Básicamente existen tres métodos para recabar la información sobre los puestos:
1 OBSERVACIÓN. Consiste a grandes rasgos, en que el analista observa como una persona desempeña el puesto y con base en ello redacta el análisis del mismo.
Tiene las siguientes desventajas: requiere “mucho tiempo”, lo cual eleva su costo; existe un gran riesgo de que el analista malinterprete lo que observa al no comprender cabalmente el puesto; puede haber funciones eventuales o periódicas que no coincidan con el día o días de observación.
2.2 CUESTIONARIO LLENADO POR EL OCUPANTE DEL PUESTO. Comprende preguntas abiertas y cerradas que deben ser ocupadas por sí solo.
La principal ventaja de este método estriba en que su aplicación requiere mucho menos tiempo que los otros dos. Sus principales desventajas consisten en que exige, en el caso de las preguntas abiertas, una capacidad de redacción por parte del respondiente que suele ser escasa sobre todo entre personal de bajos niveles educativos, y en que la confiabilidad de la información se reduce porque frecuentemente las preguntas no son bien interpretadas ni contestadas a conciencia y porque el llenado del cuestionario por el propio informante facilita la falta de veracidad al contestar.
2.3. ENTREVISTA AL OCUPANTE DEL PUESTO. Normalmente se trata de una entrevista “estandarizada” o “estructurada”, es decir, basada en un cuestionario previamente diseñado.
Es el método que más recomendamos ya que, si se cuenta con analistas bien entrenados, la calidad de la información recabada aumenta mucho en relación a los otros métodos puesto que el analista entrevistador puede ayudar considerablemente para que todas las preguntas sean comprendidas y para motivar al respondiente.
3. Elaboración de programa (y presupuesto, en su caso)
La elaboración de un programa que estipule las principales actividades y etapas para la realización del análisis de puestos es una herramienta indispensable de planeación y control del proceso. Recuérdese que todo programa implica la definición de tiempos, en este caso de fechas de inicio y terminación de cada actividad. Las gráficas de Gantt pueden ser un valioso auxiliar.
4. Aprobación del proyecto por la Dirección General
Debido a la trascendencia del estudio, es indispensable que se presente el proyecto para su realización a la Dirección o Gerencia General, a fin de obtener su aprobación.
5. Diseño de los instrumentos para recabar la información
De conformidad con lo anotado en el punto dos, se diseñarán el o los cuestionarios, o las cédulas de observación.
6. Entrenamiento de los analistas
Ya sea que los analistas que van a participar sean internos o externos a la organización y con experiencia o sin ella, requerirán de un entrenamiento en que deberán familiarizarse con los objetivos del estudio y con el o los métodos que se emplearán.
7. Campaña de información-motivación entre el personal (directivos, jefes, subordinados y sindicato)
Se lleve a cabo una campaña de información que aclare lo que es y lo que no es el análisis, es decir, que explique sus objetivos y destaque su importancia, a fin de lograr la verdadera colaboración de todos los involucrados.
8. Selección de los ocupantes de los puestos quienes se obtendrá información
Es necesario seleccionar a uno de los ocupantes de cada puesto por analizar, a fin de que nos de la información sobre el mismo (ya sea que lo observemos, nos llene un cuestionario o lo entrevistemos).
9. Recabación de la información
En un apartado posterior se tratan una serie de recomendaciones para recabar la información, sobre todo mediante entrevistas estructuradas.
10. Análisis de la información y elaboración de análisis de puestos preliminares
Una vez que el analista recaba la información sobre cada puesto, debe proceder a depurarla, ordenarla y a redactar una primera versión del análisis.
11. Verificación de los análisis de puestos preliminares con los ocupantes de los puestos y con sus jefes respectivos
El analista debe presentar el análisis del puesto preliminar al ocupante del puesto para que lo revise y haga notar, en su caso, las observaciones o modificaciones (debidas a malinterpretaciones, omisiones, etc.) que estime pertinentes. Hecho esto, realiza los ajustes necesarios al análisis del puesto y lo presenta al jefe inmediato del ocupante del puesto para que lo revise con el mismo fin que lo revisó éste, solo que en esta caso será necesario que finalmente el jefe lo apruebe.
12. Elaboración de los análisis de puestos definitivos
Una vez que éste lo aprueba, el análisis se convierte en “definitivo”. Pero aún esta definitividad es relativa pues pudieran surgir afinaciones producto de la revisión de los análisis por parte del coordinador del estudio o por parte del jefe de área correspondiente (jefe de departamento, gerente, director, etc.).
13. Presentación del estudio concluido (“catálogo de puestos”) a la Dirección General y al resto del personal
Se presentan integrados en un “catálogo de puestos” a la Dirección General para su aprobación integral, acompañados de las recomendaciones que puedan derivarse del estudio.
RECLUTAMIENTO
Conjunto de procedimientos que tienden a atraer (identificar, distraer, interesar) candidatos potencialmente calificados y capaces de ocupar cargos dentro de una determinada organización.
*Candidato: Aquella persona que cubra los requisitos mínimos para cubrir el puesto.
Objetivos
Vigilar el cumplimiento de las políticas en materia de reclutamiento.
Proveer en forma oportuna, efectiva y al menor costo posible, el factor humano de categoría general, especializado o profesional para la ubicación y colocación del mismo dentro de la organización.
Contribuir, mediante el oportuno suministro de individuos, al logro de los objetivos de cada área que conforma la empresa y por lo tanto a los objetivos globales de la organización.
Importancia
El proceso de reclutamiento es de suma importancia, ya que mediante una serie de pasos lógicos se atraen candidatos a ocupar un puesto y se eligen las personas idóneas para ocupar una vacante.
El reclutamiento ayuda al proceso de socialización a establecer un perfil del individuo que necesita la empresa y que posea más o menos los mismos valores.
Mercado
El mercado de trabajo se comporta en términos de oferta y demanda, es decir, disponibilidad de empleos y demanda de empleos, respectivamente.
Mercado de trabajo: empresas y organizaciones que ponen a disposición ofertas de trabajo o de empleo, al mercado de recursos humanos, se genera básicamente por la cantidad de empresas en un área geográfica y en una época específica.
Mercado de recursos humanos: se integra por un grupo de personas aptas y en condiciones de trabajar o que se encuentran laborando, es decir, el conjunto de candidatos potenciales y reales para emplearse.
Existe una desproporción, la dimensión del mercado de recursos humanos es mayor, en capacidad, que el mercado de trabajo, generando un desequilibrio entre la oferta y la demanda.
Fases de reclutamiento
Fuentes
Son los lugares de origen donde se podrán encontrar los recursos humanos necesarios (Lugar físico donde se busca el candidato):
Interna
Archivo de solicitudes de empleo declinadas
Ascenso
Promoción
Gráficas de reemplazo
Evaluación del desempeño
Inventario de recursos humanos
Recomendaciones
Bolsa de trabajo interna
Empleados actuales
Sindicato
Externa
Otras empresas
Sindicatos
Escuelas y Universidades
Grupos de intercambios con otras empresas.
Recomendaciones
Cámara de Industria y Comercio
Agencias de empleo
Bolsa de trabajo externa
Puerta de la calle
Candidatos espontáneos
Medios de reclutamiento
Son las formas o conductos a través de los cuales llegamos a los candidatos para atraerlos (Canal donde se da a conocer la oferta de empleo).
Interno
Avisos en el interior de la organización
Boletín informativo
Revistas internas de la empresa
Folletos
Tableros electrónicos
Volantes
Publicaciones informativas
Listas de espera
Internet
Periódico mural
Externo
Volantes
Página web de internet
Murales
Cines
Radio
Mantas rotuladas
Revistas especializadas
Cartelones
Teléfono
Letreros semifijos
Prensa
Televisión
SELECCIÓN
Es un proceso técnico que permite “elegir” de un conjunto de postulantes, al futuro colaborador más “Idóneo”, para un puesto o cargo determinado; A este proceso también se le conoce como concurso, porque participan las personas, sometiéndose a una serie de pruebas establecidas por una comisión o jurado de concurso.
La selección comprende un conjunto de acciones orientadas a la comprobación de los conocimientos y experiencias de los postulantes, así como la valoración de sus habilidades, potencialidades y características de su personalidad mediante pruebas.
Importancia
Es un proceso de trascendencia para la organización, puesto que por intermedio de éste se decidirá a los futuros colaboradores de la misma y dependiendo de la realización óptima y de calidad del proceso, los resultados de la selección podrán ser los esperados o superados. Esta es la tarea de mayor responsabilidad y complejidad que asume la administración de recursos humanos, pues es un determinante del logro de las metas y objetivos.
Objetivos
Proveer el factor humano adecuado y en el tiempo oportuno para cubrir vacantes.
Utilizar diversas técnicas científicas para lograr identificar a los candidatos adecuados.
Examinar exhaustivamente, mediante una serie de instrumentos y técnicas, a los candidatos para ser contratados y colocados.
Velar por el cumplimiento de los principios de la selección para hacer de esta función un proceso objetivo, profesional y ético.
Proceso de selección
a) CRITERIOS DE VALIDEZ Y CONFIABILIDAD EN EL PROCESO
La confiabilidad y la validez del proceso de selección, está determinada de manera indirecta, por los mismos atributos que la evaluación psicométrica; es decir aquellos que de manera inherente poseen los instrumentos empleados en el proceso.
b) La requisición de personal, la solicitud de empleo, y el curriculum vitae
Requisición de personal.
Es un documento de solicitud interna que el responsable de alguna de las áreas funcionales extiende hacia el área de recursos humanos, es detonador para comenzar un proceso de reclutamiento y selección basado en una vacante.
Solicitud de empleo.
Es una entrevista impersonal y rígida, que se condensa en un formato, pretende obtener información en torno a algunos tópicos de importancia de la vida del candidato. Ofrece la gran ventaja de aplicar la técnica de la grafología como herramienta de selección, que el análisis minucioso de la escritura de puño y letra del propio candidato, proporcionará indicios de los rasgos de su personalidad.
Curriculum Vitae.
Este documento contiene datos generales, estudios realizados, los últimos dos o tres empleos, aspiraciones económicas, objetivos personales profesionales, escolaridad, distinciones recibidas y la descripción de las aspiraciones y proyectos, potencialidades que considera es poseedor así como sus habilidades.
c) Entrevista de personal
Es el proceso de comunicación entre un entrevistador experto y un candidato potencial para ocupar un puesto dentro de una organización, que da por resultado una interacción humana con manifestaciones conscientes e inconscientes, por medio de la cual se analizan e investigan las pautas de comportamiento, características de personalidad, desenvolvimiento, actitud y datos de la solicitud de empleo, para inferir afinidad, ventajas, compatibilidad y funcionalidad del perfil o estructura de personalidad del candidato, con las funciones, responsabilidades, tareas, actividades y requerimientos de personalidad propias del puesto disponible.
Pruebas de selección
Mediante varios tipos de pruebas se desea comprobar las capacidades, actitudes y experiencias de los candidatos, de acuerdo a la exigencia del puesto de trabajo, pueden ser:
* Escritas, Prácticas
* De Aptitud, de capacidad, de temperamento.
* Las pruebas pueden ser de respuesta única, F o V,
* Respuesta múltiple o de complemento.
Pruebas de capacidad.
Miden grado de conocimiento y experiencia adquiridos a través del estudio, análisis de problemas prácticos o del ejercicio relacionado con las funciones del puesto. (escritas) contabilidad, administración, ortografía, inglés y Pruebas de cultura en general.
Pruebas de temperamento
Evalúa la personalidad, rasgos, actitudes, aptitudes, agilidad, etc. ( test psicológicos) permiten evaluar la dinámica psíquica del postulante es decir, su personalidad referida al carácter, motivaciones, inestabilidad, capacidad de adaptación a determinadas situaciones de ambiente de trabajo, tolerancia a la frustración, etc.
Objetivo: predecir la conducta del candidato en su nuevo. Puesto de trabajo
d) Examen de conocimientos (teórico-practico)
El objetivo primordial de estas pruebas se enfoca a descubrir las capacidades intelectuales, conocimientos profesionales o específicos en un área, así como la experiencia y práctica en la aplicación de los mismos.
e) Test psicométricos: test de inteligencia y test de aptitudes
Una de las principales clasificaciones divide las pruebas utilizadas en pruebas de ejecución máxima y pruebas de ejecución típica.
Pruebas de ejecución máxima: se expresa al sujeto la importancia de obtener la mejor calificación posible, invitándolo a realizar su mejor esfuerzo y a trabajar con rapidez (como en las del rendimiento y aptitud).
Prueba de ejecución típica: lo que interesa es conocer el comportamiento habitual del sujeto (pruebas de personalidad).
f) Test de Personalidad o de ejecución típica.
En estas pruebas se solicita al sujeto que emita respuestas de acuerdo a su comportamiento habitual. Mientras las pruebas de ejecución máxima miden procesos cognitivos, habilidad, capacidades y conocimientos; las pruebas de ejecución típica se concentran en los intereses, actitudes, sentimientos hábitos, reacciones espontáneas, etc. Por ello se han desarrollado test de ajuste, de valores, temperamento, interés, actitudes, preferencias, índices, proyectivos, inventarios de personalidad, situacionales y otras enfocadas al estudio parcializado de la personalidad.
g) Grafología
La escritura revela nuestra personalidad sin engaños, por ello su análisis es de gran interés para seleccionar personal.
La grafología
El texto tiene más relación con el comportamiento social, la firma es un sello personal íntimo, a veces aporta también detalles de tipo psicoanalítico, como posibles conflictos no resueltos, pero no puede desligarse del texto.
h) Polígrafo y pruebas de honestidad
Esta técnica permite una medida de confiabilidad en el comportamiento de la persona por medio del sometimiento a una situación experimental en la que se toman lecturas delos cambios fisiológicos del individuo, tales como sudoración, palpitaciones, alteraciones del ritmo cardiaco, respiración y otros; el interés primordial es inferir el manejo del estrés, la presión y el grado de honestidad de la persona examinada.
i) Examen médico
Los objetivos del examen médico explican su importancia:
Determinar si las cualidades físicas son las óptimas y satisfacen los requerimientos para el desempeño eficaz del trabajo.
Prevenir algún contagio infeccioso que el aspirante introduzca a la empresa con la consecuente problemática que esto acarrea, ausentismos, accidentes, riesgos y enfermedades.
Prevenir casos en que inmediatamente después de ingresar el candidato, abandone el trabajo por ingreso a algún tratamiento por enfermedad o intervención quirúrgica al que deba someterse el sujeto y que repercuta en forma imprevista en altos costos para la empresa.
j) Investigación de antecedentes laborales
En esta investigación resulta útil indagar el desempeño del sujeto en su empleo anterior, sueldo, relaciones interpersonales, motivación, puntualidad, cumplimiento, aportes o iniciativa, conflictos, motivo de salida y periodo laboral.
De esta manera se cuenta con elementos para realizar inferencias en torno de su capacidad, compromiso, actitud, interés, eficacia y empeño que demostrará el candidato hacia el trabajo.
k) Estudio socio-económico
Tiene como objetivo revisar y evaluar, en términos generales, la situación económica y social del candidato. Su información arroja datos relevantes respecto de sus costumbres, forma de pensar, actitudes hacia el trabajo y la vida familiar, nivel de vida, aspiraciones y superación. Algunos de los tópicos que se evalúan son:
-Ubicación geográfica y económica de la vivienda (transportación, servicio de agua, luz, etc.
-Tipo de la vivienda y condiciones (higiene, número de cuartos, lámparas o focos, número de baños, habitaciones, pisos, etc.
-Número de personas que habitan la casa
-Tipo de ocupación, trabajo o actividad de los miembros de la familia.
Técnica Assessment Center
El Assessment Center es una técnica de evaluación de búsqueda de recursos y potencialidades que es utilizada en selección de personal o desarrollo, utilizándose diferentes técnicas de evaluación grupal, que permiten conocer las capacidades, habilidades, actitudes, conocimientos de las personas que trabajan en la organización o de los futuros postulantes a ingresar; como también las habilidades conductuales, donde a través de diferentes ejercicios se puede obtener anticipadamente el desempeño de los futuros candidatos en el rol profesional para el cual se postulan.
La decisión final de selección
La decisión final no le corresponde al seleccionador, ésta deberá tomarla quien fungirá como futuro jefe. El seleccionador sólo propone y presenta al mejor o mejores de los candidatos reclutados, y asesora con base en las pruebas realizadas en la decisión.
Dicha elección final debe ser comunicada al director o gerente de Recursos Humanos para su visto bueno, ya que éste es responsable por los trámites administrativos y la documentación requerida, altas en el IMSS, integración de expediente y por el trabajo que se ha realizado en el proceso de selección.
Selección de personal por objetivo
Una de las vertientes actuales, dada la tendencia por medir el trabajo y el desempeño por objetivos, lo conforman aquellas modalidades en que los individuos son contratados por proyecto, el resultado obtenido permite tomar la decisión sobre si será nuevamente contratado para ejecutar otro proyecto.
Eres el mejor, gracias <3
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